Como diseñar tu oficina y puestos de trabajo
El factor humano es cada día más importante en el diseño y planificación de los espacios de trabajo
FACTOR HUMANO EN EL DISEÑO DE ESPACIOS DE TRABAJO
El factor humano es cada día más importante en el diseño y planificación de los espacios de trabajo, en los que se prioriza, como criterios, el confort y bienestar de los trabajadores, junto con el uso racional de los recursos y un óptimo aprovechamiento de los espacios disponibles.
Es por ello, que Luz Arquitectos se ve motivado a preparar este documento, como elemento para el usuario y el promotor. Ayuda a comprender el porqué de los criterios de diseño adoptados. Es una herramienta de la identidad visual de las oficinas, marcando con claridad los pasos que se han seguido para la aplicación de un sistema de identidad y estandarización de las oficinas en el espacio asignado.
Los criterios de diseño y tipologías de espacio propuestas en este documento se adaptan a las nuevas modalidades de trabajo derivadas del desarrollo tecnológico y la sociedad de la información, en la que se han hecho usuales conceptos como Internet, organizaciones horizontales, trabajo por procesos, etc. Provocando que las formas de trabajo de las personas en las instituciones se vean modificadas, y el desarrollo de nuevos espacios de trabajo.
ESTRATEGIAS DE LOS ESPACIOS DE TRABAJO
Las estrategias de diseño, al elaborar este proyecto de reforma e implantación de oficinas de la UGR se concentran en:
- Incrementar la calidad de los espacios de trabajo, influyendo con ello en el bienestar de los trabajadores y potenciando la productividad.
- Aumentar la flexibilidad, creando espacios que se adapten a las necesidades del trabajador y no a la inversa.
- Ser institucional, reflejando en los espacios de trabajo los valores de la UGR y su cultura.
- Seguir conceptos de sostenibilidad, con un diseño y políticas que se adapten a las exigencias de disminución de consumo de energía y huella de carbono actuales.
- Optimización de costes, no su reducción, con un mejor aprovechamiento de las superficies y los espacios disponibles.
TENDENCIAS DE LOS ESPACIOS DE TRABAJO
Un mejor diseño de los espacios de trabajo motiva al trabajador, incrementa la productividad y reduce costes de gestión y mantenimiento.
Para generar espacios acordes a las necesidades del Vicerrectorado de Internacionalización hemos tenido en cuenta:
- Una organización eficiente del espacio, aprovechando al máximo el espacio disponible, generando áreas diáfanas y reconocibles y disminuyendo en la medida de lo posible el área de planta destinada a circulaciones.
- Dotar a las oficinas de una amplia oferta de servicios al trabajador, cafetería, áreas de descanso, reunión informal, etc.
- Los espacios han sido diseñados a partir de criterios en los que prima su funcionalidad, adecuándose siempre a los procesos que se llevarán a cabo en ellos.
- Durante el ciclo de vida de un inmueble, aproximadamente un 80% de los costes asociados a su gestión derivan del mantenimiento, y únicamente el 20% deriva de su construcción. Por lo que es mucho más económica la elección de acabados duraderos y de alta calidad en las etapas iniciales del proceso.
Unas oficinas bien diseñadas, con las que el trabajador se sienta identificado y satisfecho, incrementan la productividad y la retención de talento
AUMENTAR LA FLEXIBILIDAD
- Ofreciendo alternativas a las diferentes necesidades de los trabajadores a lo largo del día: trabajo en equipo, trabajo individual, trabajo concentrado, privacidad, reuniones informales, descansos, …
- La idea de trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento o la diversidad cultural de los trabajadores, aporta también nuevas dimensiones al concepto de lugar de trabajo.
- Para las necesidades de la institución: Respuesta rápida a la disminución o incremento de personal y a los cambios de la organización.
SER INSTITUCIONALES
- Ser diferente, el espacio de trabajo debe reflejar la imagen y cultura de la institución. El uso de colores fríos o cálidos, materiales nobles o efímeros, y muchas otras características del espacio, determinan como, estudiantes y trabajadores se relacionan con la UGR y la perciben.
- Los espacios deben propiciar la comunicación, reducir las jerarquías, incrementar la flexibilidad en el trabajo, dar prioridad para la relación coste/calidad…
SEGUIR CONCEPTOS DE SOSTENIBILIDAD
En las últimas décadas el concepto de sostenibilidad ha ampliado su significado, dejando de referirse únicamente a los aspectos “naturales” para incorporar elementos sociales, económicos y de gestión. Una visión más abierta del concepto de sostenibilidad permitirá disminuir la huella de carbono de las edificaciones mediante políticas relativas al lugar de trabajo.
- Teletrabajo, videoconferencias, oficinas satélite contra sedes centralizadas, … son todas políticas que permitirán reducir las emisiones a la atmósfera e incrementar la calidad del entorno de trabajo para el empleado, aportando más flexibilidad y seguridad a las organizaciones.
- En el diseño de los espacios de trabajo deben ser considerados criterios de eficiencia en el uso de la energía y los recursos, así como el aprovechamiento de los materiales locales y renovables.
- Desde el diseño, y durante la gestión del inmueble deben evaluarse continuamente los procedimientos de mantenimiento de la edificación y gestión de residuos, para garantizar espacios de trabajo confortables con el menor prejuicio del medio ambiente.
OPTIMIZACIÓN DE COSTES
- Un uso más flexible del espacio que permita un mejor aprovechamiento del área de oficinas implicará un mejor uso del espacio y su consecuente optimización de costes.
LA OFICINA FLEXIBLE
SOLUCIÓN, UN LUGAR DE TRABAJO PARA LA REUNIÓN Y LA COMUNICACIÓN.
La oficina flexible es una realidad en las estrategias de los espacios de trabajo en Europa. Ha sido evaluado y medido con anterioridad.
Tiene un ahorro potencial cercano a un 30% en los costes globales de FM (Facility Management), con una satisfacción total de los trabajadores.
Los modos de trabajo en la oficina han cambiado, orientándose hacia modelos de teletrabajo, espacios abiertos y otros conceptos alineados con la sustentabilidad. La oficina flexible es la respuesta espacial al concepto de “trabajo flexible”, se basa en la adaptación permanente del espacio físico a las necesidades del trabajador, creando un menú de espacios para que el trabajador elija libremente según sus necesidades: puestos de trabajo abiertos o cerrados, salas de trabajo concentrado, o de trabajo en equipo, áreas de comunicación informal o de descanso.
Las principales actividades que el diseño de la “oficina flexible” debe potenciar son la comunicación y la cultura de la institución.
Incrementa el beneficio mediante la optimización de los costes de ocupación utilizando únicamente el espacio necesario y siendo más flexible en relación con los permanentes cambios. Aumenta la productividad y la retención del empleado mediante el incremento de la calidad del espacio.
CLAVES PARA EL DISEÑO
En el momento de diseñar espacios de trabajo según el modelo de oficina flexible tenemos en cuenta:
- Fomentar las áreas de reunión informal, tanto para potenciar la comunicación cara a cara como para absorber posibles “picos” de ocupación de la sede.
- Variedad en la oferta de tipología de espacios. La forma de trabajar ha cambiado, y con ella las necesidades dentro del trabajador, es por eso que se deben incorporar nuevas tipologías de espacio tales como: salas de trabajo concentrado, salas de trabajo confidencial, puestos de trabajo en espacios abiertos, salas de reuniones, …
- Crear “barrios” para cada colectivo para fomentar la pertenencia a cada grupo. Las grandes áreas de trabajo abierto ocasionan molestias y son impersonales. Restringir el tamaño de las áreas abiertas a un aproximado de 50 personas incrementa la comunicación y fomenta el compañerismo.
- Incremento de la calidad del espacio y los servicios ofrecidos. El principal recurso de las instituciones actuales son sus trabajadores, por ello es necesario mantenerlos motivados e involucrados, ofreciendo oficinas y espacios de calidad, sin que ello represente a un aumento de costes significativo para la institución.
Organización del espacio de Trabajo
CRITERIOS BÁSICOS PARA EL DISEÑO DEL ESPACIO DE TRABAJO
La adecuación del edificio existente a las nuevas necesidades, ha sido iniciada con la organización racional y eficiente de las áreas de trabajo, que ha permitido distribuir los usos en función de los espacios para los que son más adecuados. El procedimiento empleado comenzó con una fase de análisis de las plantas en base al que se han establecido criterios de zonificación física que se utilizan en las implantaciones de oficinas.
En vista de lo diferentes que son las condiciones de partida y las limitaciones que trae consigo el edificio V centenario, se ha propuesto una metodología para analizar con las mismas herramientas todas las plantas, y producir, en la medida de los posible, resultados homogéneos aun en condiciones disímiles y programas de necesidades diferentes para VI y CICODE.
La organización espacial de cada una de las plantas se realizó en función y orden de las siguientes fases de trabajo:
Análisis
- Respecto a la morfología de la planta.
- Respecto a la distribución de usos existentes en la planta.
- Respecto a la relación de la planta con el exterior.
Zonificación
- Espacios abiertos.
- Espacios cerrados.
- Espacios de servicio.
CÓMO ESTUDIAR LAS CARACTERÍSTICAS DE UN ESPACIO ANTES DE LA REFORMA
Se han identificado sobre la planta del edificio una serie de cuestiones referentes a su morfología, a la distribución de usos existentes y a la relación con el exterior.
Al realizar el análisis de la planta se han tenido en cuenta:
- Respeto a la morfología de la planta. Se identificó la geometría de la planta y la modulación de las áreas libres ayudándonos de la retícula marcada por la estructura del edificio. Fue de interés el localizar simetrías de la planta, regularidad e irregularidades de la retícula de la estructura y las proporciones de los cuadrantes.
- Análisis de la retícula. En nuestro caso, hemos encontrado una retícula que ronda los 8 metros. Los elementos estructurales están definidos por los muros estructurales perimetrales, la escalera y la sucesión de ventanas. Esto nos marca un camino hacia los espacios diáfanos.
Desde el punto de vista de una distribución interior ha sido importante la situación de las particiones respecto a los huecos de ventana. Distribuyendo la luz natural de forma igualitaria.
- Respecto a la distribución de usos existentes en planta. Por ser los principales condicionantes para una posterior organización, primero se localizaron en la planta los siguientes elementos: Núcleos de comunicación vertical, accesos y espacios de servicio (los cuales en nuestro caso se encuentran fuera del alcance del proyecto).
Como consecuencia de la identificación de los tres usos anteriores, se han localizado en la planta las zonas en las que se prevé una alta densidad de circulación. Y se toman en cuenta para la distribución a posteriori de los puestos de trabajo.
- Respecto a la relación de la planta con el exterior. Se han identificado en la planta las zonas que reciben más iluminación natural y las que quedan en la sombra. También se indica la orientación de la misma respecto al norte y las posibles vistas de interés. Así se busca zonificar el espacio de acuerdo a los criterios, que señalamos posteriormente, de asignación de usos según el grado de calidad ambiental de cada una de las zonas.
ZONIFICACIÓN
Se ha hecho la asignación de áreas para los distintos usos de la oficina en función de las características de casa una de las zonas de la planta, que se desprenden de la fase de análisis. En función del análisis de los usos se han distribuido de la siguiente manera:
Diagrama de distribución de usos
En el diagrama se muestra de manera esquemática los criterios a aplicar para elaborar la distribución de usos en función de las características de cada zona del espacio, así como las dimensiones necesarias en porcentaje sobre la superficie total de cada uno de los usos para su primer replanteo.
En este proyecto de implantación de oficinas del VI y el CICODE de la UGR, los principales tipos de espacios, en los que se zonificará la planta para elaborar una distribución preliminar de los espacios son:
Espacios abiertos de trabajo
Áreas diáfanas para implantación de los puestos de trabajo.
El uso que más superficie ocupa en la totalidad de la oficina, y que da servicio al mayor número de personas, por lo que se reservan para los espacios abiertos las zonas con mejor iluminación natural, con una geometría regular y que estén resguardadas de las zonas con alto nivel de ruido.
Espacios cerrados
Éstos son los espacios para despachos y salas de reunión. Se han reservado preferentemente para este uso las zonas anexas a las áreas abiertas de trabajo, y en segunda prioridad de ubicación respecto a la luz natural.
En los espacios cerrados se incluyen los despachos y salas de reuniones. Pueden desempeñar la función de limitar la superficie de las áreas abiertas de trabajo dividiéndolas en zonas de menor tamaño y dando servicio específico a cada una de ellas.
Espacios de servicio
Dotan a la planta de las condiciones adecuadas para su buen funcionamiento mediante la creación de áreas de café, apoyo y reprografía e impresión rápida y casilleros.
Se han situado en zonas de circulación y accesos. También han desempeñado la función de regularizar proporciones de la planta respecto a otros usos por la geometría irregular.
CÓMO MODULAR Y CREAR RETÍCULAS
¿QUÉ SON?
El módulo es una pieza o conjunto unitario de piezas que se repiten en una construcción de cualquier tipo para hacerla más fácil, regular y económica.
La retícula es el instrumento de ordenación que regula la implantación del módulo en el espacio.
- Respuesta rápida a las necesidades del VI y el CICODE.
- Flexibilidad de personas, no de muebles.
- Fácil gestión posterior de los espacios.
- Optimización de los costes de explotación.
Criterio de máxima ocupación mejorando la calidad de los espacios.
NUESTROS CONCEPTOS DE APLICACIÓN
El Módulo
En el caso de distribuciones en espacios abiertos de trabajo, el módulo básico coincide con la dimensión estándar del puesto de trabajo.
El puesto de trabajo es el conjunto formado por la mesa de trabajo, silla, espacio asociado al puesto y el contenedor de archivo personal.
Las dimensiones del módulo básico son de un rectángulo de lados 160 cm x 220 cm, donde la dimensión del lado corto es invariable al estar definido por el ancho de la mesa. Y la dimensión del lado largo es variable al estar compuesta por, la profundidad del tablero de la mesa 80 cm y el ancho del contenedor personal de 40 cm, añadidas a la dimensión no variable del ancho de la circulación de acceso a los puestos de trabajo 100 cm. Que según los establecido en el apartado 4.2 de la sección SI 3 del CTE, no debe ser en ningún caso menos a 80 cm, y nuestra restricción es de 100 cm para garantizar la máxima calidad y confort.
El módulo básico puede modificar su dimensión variable para adaptarse a la dimensión de cada área, pero sólo pudiéndose modificar el contenedor personal de archivos.
El módulo básico es el módulo mínimo. Para que fuese posible la generación de retículas que permitan la correcta ordenación y estandarización de los espacios, se han asumido las dimensiones de módulo como la base para generar las dimensiones de todos los espacios.
LA RETÍCULA
La retícula es el instrumento de ordenación que regula la implantación del módulo en la oficina. Podemos ver la retícula como resultado de una serie de agrupaciones del módulo.
La utilización de la retícula como criterio organizador ha traído ventajas como:
La flexibilidad en la posibilidad de la implantación de distintas tipologías de espacio dentro de una misma estructura.
El mantenimiento a lo largo del tiempo de las circulaciones y las vías de evacuación por la inmovilidad de los puestos de trabajo.
La facilidad en la gestión posterior de los espacios debido a su modularidad.
La retícula nos ha mantenido la identidad de los distintos grupos, definiendo las circulaciones a través de las áreas abiertas y fijando los estándares espaciales de dimensiones para que unos puestos de trabajo no ganen espacio en detrimento de otros.
De igual manera, la retícula ha ayudado a la distribución de los espacios cerrados. La alteración del módulo en uno o más puntos de la retícula puede influir en la correcta identificación de las circulaciones, o el deterioro del espacio vital de algunos de los puestos en beneficio de otros.
ESTUDIO DE CIRCULACIONES
Es prioritaria la definición de las redes de circulaciones en esta etapa del proyecto pues estas son un componente fundamental para la distribución de la planta, y debe garantizarse su permanencia en el tiempo por razones de seguridad, vías de escape y organización del espacio. Se establece una jerarquía de circulaciones en función del tránsito de personas estimado para cada uno de los niveles siguientes:
Circulaciones primarias. Alta densidad de circulación. Deben dar servicio a las distintas áreas. Su número debe ser el menor posible, ya que representa una fuente de molestias a los puestos de trabajo. Por su condición de inamovibles en el tiempo, así como por su importancia en la configuración geométrica de la planta y organización del espacio, los recorridos de evacuación discurren por las circulaciones primarias. Como obligado cumplimiento, las circulaciones primarias tendrán una dimensión igual o superior a 120 cm, pudiendo llegar a 100 cm en estrechamientos de menos de 50 cm de longitud.
Circulaciones secundarias. Dan acceso directo al puesto de trabajo. Hemos marcado un criterio de 100 cm. Debe hacerse marcar que el espacio de acceso al puesto de trabajo es compartido con la influencia de la silla. La superposición de estos dos usos no resulta perjudicial a la calidad del puesto ya que se produce de manera puntual en el tiempo y la dimensión que necesita una persona que pasa cómodamente está alrededor de los 60 cm, muy por debajo de la dimensión mínima planteada de 100 cm.
¿QUÉ TIPOS DE ESPACIOS HAY EN EL ÁREA DE TRABAJO?
Clasificación de espacios en la oficina
- Espacios abiertos: Áreas diáfanas destinadas a la implantación de puestos de trabajo.
- Espacios cerrados: Espacios destinados a personas y actividades que requieran cierto grado de privacidad.
- Espacios de servicio: Espacios destinados a dotar al edificio de las condiciones adecuadas para su buen funcionamiento. Para el usuario, estos espacios están destinados a servir sus necesidades básicas durante la jornada laboral.
- Espacios de valor añadido: Son espacios orientados a favorecer las necesidades de las áreas abiertas de trabajo, en cuanto a privacidad, necesidad de reunión, espacios de apoyo al trabajo, etc.
ESPACIOS ABIERTOS
Estas áreas son las que mayor superficie han ocupado a la hora de zonificar la planta, ya que son las que dan servicio al mayor número de personas. Como consecuencia, también se reservan la prioridad respecto a las mejores condiciones de iluminación natural, menores densidades de circulación y geometría más regular.
Dentro de los espacios abiertos, se ubican los puestos de trabajo (puestos tipo), de la manera que se ha descrito anteriormente, refiriéndonos al módulo y la retícula.
Al momento de definir los espacios abiertos de trabajo se deben siempre tener en cuentas:
- Criterio de máxima ocupación.
- Movimiento de personas, no de muebles.
- Utilizar una única tipología de puesto de trabajo.
- Limitar el tamaño del open plan a 40-50 personas.
- Llevar otras necesidades de uso como reuniones informales, trabajo concentrado, trabajo en equipo, etc., a otros lugares.
- Política de “mesas limpias”.
Son espacios limitados por cerramiento y que se destinan a usos con una mayor necesidad de privacidad o representatividad. Llamamos espacios cerrados a:
Despachos
Salas de reuniones
Dado que se busca la optimización del espacio de oficinas, el diseño de los espacios cerrados se hará ocupando la menor superficie posible, sin que esto perjudique la funcionalidad de los mismos. En el diseño debe primar la funcionalidad frente a la jerarquía.
Para poder relacionar la retícula de la planta con los espacios cerrados, se han dimensionado en base al módulo.
En cualquier caso, se ha dimensionado para que su superficie no tenga grandes variaciones entre las diferentes plantas.
Los espacios cerrados son, en todos los casos, flexibles en su utilización como despacho o como salas de reunión, en función de las necesidades del VI y el CICODE. Para lo cual, al dimensionar las salas de reuniones y despachos se han utilizado siempre las mismas distancias como delimitaciones de dimensionamiento.
Por razones de gestión de espacios y de visitantes, se ha procurado que las salas de reunión queden siempre agrupadas y en las áreas cercanas al control de acceso y circulaciones principales.
ESPACIOS DE SERVICIO
Son aquellos espacios destinados a dotar al edificio de las condiciones adecuadas para su buen funcionamiento conforme al uso previsto.
Desde el punto de vista del usuario, estos espacios están destinados a servir sus necesidades básicas en distintos aspectos, durante su jornada laboral.
Estos espacios de situarán normalmente cercanos a los servicios generales del edificio y accesos, de manera que desempeñen la función de zona de transición entre las áreas de mayor densidad de circulación próximas a los accesos de cada planta y el área de trabajo de la oficina.
Desde el punto de vista formal son los espacios menos restrictivos a la hora de disponer de una geometría regular. Por tanto, las dimensiones y esquemas que se presentan, son a modo de cada uno de estos espacios a la distribución y forma de nuestra planta.
Se contemplan dentro de estos espacios del VI y el CICODE:
- Áreas de apoyo y reprografía.
- Archivos
- Almacén.
ESPACIOS DE VALOR AÑADIDO
Son espacios orientados a complementar las necesidades no cubiertas por las tipologías tradicionales, favoreciendo las necesidades de las áreas abiertas de trabajo, en cuanto a privacidad, comunicación, necesidad de reunión, espacios de apoyo al trabajo, etc.
Se localizarán principalmente en aquellas áreas en las que no obstaculicen el paso de la luz natural asignada a los espacios abiertos de trabajo y junto a las mismas, a fin de evitar grandes desplazamientos del personal.
Las tipologías de espacios de valor añadido propuestas son:
- El office
CRITERIOS DE SOSTENIBILIDAD EN LA OFICINA Y PUESTOS DE TRABAJO
Dado el impacto que generan los edificios de oficinas, es importante incluir desde las más tempranas fases del diseño, criterios de sostenibilidad y así disminuir la huella ecológica de las nuevas reformas o construcciones.
Luz Arquitectos se basa en criterios de construcción de edificios eficientes y sostenibles, y principalmente en los estándares de calidad de la certificación Passivhaus – en la intención de mantener la alineación con las premisas de sostenibilidad seleccionada para el diseño de espacios administrativos por la UGR-, se sugieren las siguientes directrices para ser incluidas durante el proceso de diseño y ejecución.
Estas recomendaciones se dividen en 5 criterios:
Localizaciones sostenibles.
Favorecer la selección de espacios ubicados en comunidades ya establecidas, con disponibilidad de servicios a sus alrededores.
Incluir dentro de las opciones a seleccionar los suelos que permitan aprovechar los incentivos que ofrezcan las autoridades locales.
Fomentar el uso de medios de transporte alternativos y/o públicos, que promuevan la reducción de emisiones de CO2.
Se ha encontrado que hasta el 50% de las emisiones de gases contaminantes en algunas ciudades con causados por los desplazamientos al lugar de trabajo.
Eficiencia en el uso del agua
Incluir equipo e instalaciones que fomenten la reducción del uso del agua. Estas medidas, bien implantadas, pueden permitir ahorros de hasta un 60% del consumo de agua de la oficina.
Eficiencia energética
Climatización: Utilización de equipos y diseños eficientes en los sistemas de climatización, vigilancia sobre los gases refrigerantes empleados y su relación con la bioacumulación. Influir sobre los factores de diseño de espacio y de control de variables que afecten a la climatización.
Iluminación: Considerar el aprovechamiento de la luz natural, en coherencia con los lineamientos contenidos en el presente documento, enfatizando en la ubicación de los puestos de trabajo de manera que un alto porcentaje de los puestos disponga de luz natural, en la dotación de elementos transparentes en los paramentos verticales que permitan el paso de la luz natural y en la selección de equipos y aparatos eficientes en cuanto al consumo de energía.
Materiales y Recursos
Seleccionar materiales regionales, ecológicos y de bajas emisiones durante su proceso de producción.
Fomentar el uso de materiales reciclados y/o e ciclos renovables cortos, respetuosos con los límites de Compuesto Orgánicos Volátiles (COV) durante la fase de explotación.
Incluir en el diseño espacios apropiados y dotados para el reciclaje (puntos limpios).
Calidad Ambiental Interior
Cumplir con los requisitos de ventilación que marca la normativa, e incluso promover su mejora con la concentración de elementos emisores de calor.
Implantar sistemas de seguimiento de verificación de la calidad del funcionamiento de los sistemas de ventilación.
Incluir un servicio de limpieza de las instalaciones, previa a la ocupación de los locales y planificar las acciones de mantenimiento apropiadas a cada instalación.
Proporcionar ambientes térmicos confortables, el aprovechamiento de las vistas desde los puestos de trabajo en la intención de reforzar la sensación de confort del espacio laboral.